Hygiene- und Qualitätsmanagement Software für die Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis

Übersicht Funktionsspektrum Kei - Praxismanagement

Vom automatischen Erstellen des aktuellen Hygieneplans bis hin zu vorgefertigten Formularen und Ablaufplänen – die Funktionsbreite von K-ei bietet Ihrer Praxis/ Zahnarztpraxis, alles was nötig ist, zur flüssig ablaufenden Geräte-,Hygiene-, BuS-, und QM- Dokumentation.


Startbildschirm von Kei-Praxismanagement

Hygienedokumentation

Hygienedokumentation

Ohne zusätzlichen Aufwand und ohne zusätzliche Geräte und/oder Software erfolgt eine nachweisbare, nicht nachträglich veränderbare Dokumentation. Auf eine einfache, schnelle Art und Weise wird z.B. dokumentiert welche Instrumente/MPs im Autoklav mit welchen Parametern sterilisiert werden.Dies gewährleistet den Beweis zu erbringen, was, wann, wie aufbereitet und welche MPs/Instrumente wären der Sterilisation tatsächlich im Autoklaven sterilisiert wurden. Über die Eingabe eines gewünschten Zeitraumes kann der Ausdruck erfolgen, der nachprüfbar aufzeigt, wann, welche Instrumente/MPs jeweils mit welchen Parametern aufbereitet und sterilisiert wurden. Werden die verbrauchten Instrumente während der Behandlung dem Patienten zugeordnet, so erhält der Ausdruck alle Aufbereitungs- und Sterilisationsparameter der Instrumente/ MPs, die bei dem ausgewählten Patienten zur Anwendung kamen.

  • automatische Aktualisierung und Erstellung des Hygieneplans
  • Hilfestellung bei der  Aufbereitung
  • Verfahrensanweisung für die maschinelle Aufbereitung
  • Verfahrensanweisung für die manuelle Aufbereitung
  • Verfahrensanweisung für Verpackung und Sterilisation
  • Erläuterungen zur Verfahrensfreigabe, Chargenfreigabe und Sterigutfreigabe
  • Es wird vor der Sterilisation dokumentiert, welche Instrumente/MPs im Autoklav sterilisiert werden
  • Einfache Zuordnung der sterilisierten Instrumente/MPs dem Patienten (ohne Barcode)
  • selektierte Ausdrucke für Sterilisationshistorie
  • hinterlegte Hygieneanweisungen
  • vorgefertigte Formulare für die Geräteeinweisung (z.B. Autoklav) der Mitarbeiter
  • automatische Vorlage, bei welchen MP/ Instrumente die Lagerzeit überschritten ist (6 Monate) ]

Einfaches Gerätemanagement

Gerätemanagement

Die notwendigen Eintragungen im Gerätebuch und Bestandverzeichnis werden größtenteils über vorbelegte Auswahlfelder vorgenommen. Der Nachweis für die Geräteeinweisungen der jeweiligen Mitarbeiterin erfolgt über einen einzigen Mausklick. Sollen die Geräte zur Reparatur eingeschickt werden, so steht bereits ein vorgefertigtes Formular mit allen relevanten Gerätedaten und Empfängern (Depots oder Lieferanten) bereit. Damit nicht übersehen wird, dass Geräte aus der Praxis zur Reparatur eingeschickt sind, wird beim Erstellen des Reparaturauftrags gleichzeitig mitfestgelegt, wann die Praxis das Gerät zurück erwartet. Entweder in 14 Tagen; 21 Tagen oder 30 Tagen. Dementsprechend erhalten Sie im Startformular eine Meldung. Eine Historie wann, wieso, wohin welches Gerät bereits eingesendet wurde, ist selbstverständlich auch in dem Geräteteil hinterlegt. Auch werden Sie automatisch rechtzeitig an fällige sicherheitstechnische und medizintechnische Überprüfungen erinnert.

  • Führung der Geräte im Bestandsverzeichnis bzw. im Gerätebuch mit allen relevanten Daten
  • Automatische Errechnung der nächst fälligen Prüftermine
  • Automatische Erinnerung an fällige Prüfungstermine
  • Automatische Erinnerung, das die Garantiezeit des Gerätes abläuft
  • Automatische Aufstellung, sortiert nach Standort der Geräte die der medizintechnischen Überprüfung unterliegen
  • Vorgefertigtes Formular für die Unterweisung der Mitarbeiter in das spezielle Gerät
  • Geräteeinteilung nach MedGV, welches Gerät gehört in welche Gerätegruppe
  • Berechnung der Prüfgruppe für Druckbehälter
  • Betriebsbuch für Amalgamabscheider
  • Betriebsbuch für den Hauswassereingangsfilter- Sie stellen den Zeitraum ein, wann sie zur Wartung/Rückspülen erinnert werden wollen
  • Betriebsbuch für die Überprüfung der Wasserqualität der Dentaleinheiten, mit Erläuterungen zur mikrobiologische Untersuchung
  • Weiter finden sie vorgefertigte Aufträge für einen Kostenvoranschlag sowie für die Laboruntersuchung

Reminderfunktionen bringen Sicherheit

Ziel der Hygienedokumentation ist es einen konstanten Standard zu garantieren. Deshalb werden alle relevanten Daten zur Aufbereitung und Sterilisation im Programm gespeichert. Diese können zu jeder Zeit, sortiert nach Datum, Instrumente/MP, Zyklus-Nr., Sterilisationsgerät usw. am Bildschirm bzw. über den Drucker ausgegeben werden. Auch ist die Wartung der Geräte von großer Wichtigkeit. K-ei erinnert sie rechtzeitig an die Geräteprüftermine. So ist sichergestellt, dass Wartung und Prüfungen nicht vergessen werden.


QM


Beispiel einer Arbeitsanweisung

Verfahrensanweisungen/Arbeitsanweisungen sind mit K-ei ein Kinderspiel. Um die nötigen Angaben (wann erstellt, Versions- Nr., welche Versions-Nr. wird abgelöst, wer hat geprüft, wer hat freigegeben usw.) braucht sich der Anwender nicht zu kümmern, dies erledigt die Software. Größtenteils sind bereits VA hinterlegt, die die Praxis einfach übernehmen kann. Für noch mehr Übersichtlichkeit kann zusätzlich zu jedem Abschnitt ein Foto eingefügt werden.Vorgefertigte Anweisungen für
    • Röntgenbelehrung
    • Arbeitsanweidungen für die Aufbereitung der Instrumente, manuell sowie maschinell
    • Händedesinfektion
    • Erste Hilfe
    • Brandschutz
    • Gefahrstoffe

Des Weiteren sind die Formulare für das jährliche interne Audit, wer für was verantwortlich, Teambesprechungen, Projekt-, Fehler-, Notfall-, Beschwerdemanagement u.v.m. hinterlegt.
Kei- Praxismanagement lässt Sie alle wichtigen Termine, Fristen und dazugehörigen Dokumente/Notizen zentral verwalten und erinnert sie ganz automatisch z.B. an fällige Mitarbeiterunterweisungen.

BGW- Berufsgenossenschaft

Sämtliche Formblätter für die Berufsgenossenschaft sind hinterlegt:


    • Aufklärung der Mitarbeiter über Immunisierung
    • Erste Hilfe Anweisung
    • Gefahrstoffverzeichnis/Betriebsanweisung
    • Fremdlabor übernimmt Desinfektion
    • Brand- und Explosionsschutz
    • Meldung Schwangerschaft
    • Antrag auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen
    • Erfassung der Vertragsdaten sowie der durchgeführten Maßnahmen für die Sicherheitstechnische Betreuung.
    • Nachweis über die Sicherheitstechnische-Betreuung für die Berufsgenossenschaft (BGW)
    • Erfassung der Vertragsdaten sowie die durchgeführten Maßnahmen für die Betriebsärztliche Betreuung
    • Festlegung und automatische Erinnerung an die Vorsorgeuntersuchungen sowie Auftragserstellung für die VSU mit Hilfestellung für wen und in welchen Zeitabständen eine G42 bzw. G37 Untersuchung notwendig ist
    • Neue Betreuungsformen ab 2006
    • Datenschutzbeauftragter(wann wird ein DSB vorgeschrieben!)
    • Gefährdungsbeurteilung
    • u.v.m.

Personalverwaltung

Kei –Praxismanagement hilft bei der Personalverwaltung. Zentral zugänglich und mit automatischen Erinnerungen, vielen hinterlegten Formularen und hilfreichen Funktionen unterstützt die Software den reibungslosen Ablauf aller Personalvorgänge:


  • Automatische Erinnerung an nächst fällige Aktualisierung der Kenntnisse im Strahlenschutz
  • Festlegung der Freigabeberechtigung für die MP/ Instrumente
  • Hinterlegung der relevanten Mitarbeiterdaten, auch Foto möglich
  • Automatische Errechnung der Berufsjahre im Betrieb
  • Personalverantwortlichkeiten definieren und festlegen]

Röntgen

Im Programmbereich Röntgen finden Sie u.a. die Funktionen, Formulare und Hilfen: Automatische Erinnerung an fällige Konstanz Test für Filmverarbeitung, Röntgengeräte und Dunkelkammerprüfung; Editierbare Röntgenanweisung; Mitarbeitereinweisung in die vorhandenen Röntgengeräte; Anzeigeformulare für Gewerbeaufsichtsamt und Röntgenstelle (Kammer); Formular für Film- / Folienwechsel


Bestell- und Lagerwirtschaft

Kataloge, Sortimente, Adressen und sogar Bewertungen internationaler Lieferanten aus dem Med- und Dentalwesen lassen sich mit Kei- Praxismanagement so schnell und einfach abrufen wie nie zuvor. Verbunden mit dem Lagersystem und dem  Materialverbrauch bestellen wissen Sie so sofort was benötigt wird, kaufen kostengünstig und vermeiden die Überlagerung von Materialien.

  • Lieferantenverwaltung inkl. Bestellkonditionen
  • Lieferantenbewertung
  • Umsatzstatistik selektiert nach Zeitraum, Lieferanten bzw. gesamten Praxismaterialeinsatz
  • Verwaltung der Verbrauchsmaterialien mit Festlegung des Mindestbestandes für jeden Artikel
  • automatische Erinnerung am Bildschirm, wenn der Mindestbestand bei einem Artikel erreicht ist.
  • beim Bestellvorgang wird gleichzeitig der aktuelle Lagerbestand des Artikels angezeigt, um überflüssigen Bestellungen vorzubeugen.
  • einfach per Doppelklick wird der fällige Artikel in den Warenkorb gelegt.
  • Dokumentation von Verfallsdatum und der Chargen/Lot- Nr.
  • automatische Anzeige am Bildschirm, dass das Verfallsdatum bei einem Artikel in den nächsten 30 Tagen abläuft.
  • automatische Berechnung mit Anzeige des gebundenen Kapitals an Material/Lagerware.
  • für jeden Artikel kann ein Lagerort hinterlegt werden.
  • über die Eingabe der Mat-Nr. können sie zurück verfolgen, aus welcher Bestellung der Artikel stammt. Die Bestellung wird als PDF angezeigt.
  • Dieses Bestell- und Warenwirtschaftssystem funktioniert wiederum ohne zusätzliche Hardware und Scanner.

Gewerbeaufsichtsamt

Auch zu Kommunikation und Informierung zuständiger Behörden wird durch Kei- Praxismanagement vereinfacht. Vorgefertigte Formulare ersparen eigenständiges Formulieren und machen das Antragstellen schneller, einfacher und sicherer. So finden Sie z.B. vorgefertigte Texte und Formulare für die Meldung über eine Schwangerschaft an das Gewerbeaufsichtsamt, oder auch Anträge, wie z.B. für die Erstattung der Arbeitsgeberaufwendungen in diesem Fall.

Fortbildungen

Fortbildungen einfacher planen und dokumentieren. Mit der Kei- Praxismanagement-Software errechnen sie in Sekunden ihre erreichten Fortbildungspunkte oder stellen eine detaillierte Kostenaufstellung zusammen. Dabei ist z.B. eine komfortable Reisekostenabrechnung für In-und Ausland eingeschlossen. Auch der Nachweis/Ausdruck für die Kammer kommt auf Knopfdruck.

Praxisziele/ Projektmanagement

Schritt für Schritt führt Sie Kei- Praxismanagement in ein effizientes und erfolgreiches Projektmanagement ein und begleitet Sie bei der Erfüllung Ihrer Ziele. In einem speziellen Programmabschnitt legen Sie die Aufgaben der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fest, erstellen einen Projektablaufplan, sowie eine Kostenplanung und dokumentieren die Durchführung. Einfach lässt sich nach Projektabschluss dann auch eine Gesamtkostenaufstellung erstellen und Erinnerungen sorgen dafür, dass die gesetzten Fristen und Termine eingehalten werden. Problemlos können gleichzeitig mehrere Projekte durchgeführt und bearbeitet werden. 

Beschwerdemanagement

Damit zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. Teamsitzung, eine Analyse der Beschwerden vorgenommen werden kann, werden die Beschwerden kurz und zügig dokumentiert. Bereits während der Dokumentation wird dem Mitarbeiter/ der Mitarbeiterin eine Anleitung angezeigt mit Hilfe derer, die Beschwerden nach Prioritäten eingestuft werden.  Die aufgenommene Beschwerde wird zur späteren Analyse einem Bereich zugeordnet, z.B. Zahnersatz, Kons-Chri., PZR usw. Damit wird leicht nachvollziehbar, wo Handlungsbedarf in der Praxis besteht. Die Ausdrucke für die Teambesprechung können zur schnelleren Analyse noch nach Priorität, Bearbeitungsstatus, Bereich und Person, die die Beschwerde aufgenommen hat, gedruckt werden.

Fehlermanagement zur Fehlervermeidung

Typische Problemstellen in Praxisbereichen wie z.B. Rezeption, Behandlung, Röntgen, Hygiene, EDV, etc. sind durch Anklicken erreichbar und erweiterbar. Im Programmbereich erfolgt dann die Beschreibung und Auswertung der Fehler. So dass aus Fehlern gelernt werden kann und sie nicht wiederholt werden.

Internes Mailing

Zur internen Kommunikation innerhalb der Arztpraxis/ Zahnarztpraxis haben Sie haben die Möglichkeit, von jedem Rechner aus, interne Nachrichten an mehrere oder einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu versenden. Ein Hinweis weist die Adressatin bzw. den Adressaten auf die neue Nachrichten hin. Durch ein Passwort ist nachvollziehbar, dass und von wem (besonders bei Rundmails an alle) die Nachricht gelesen wurde. Das interne Mailing trägt dazu bei, dass Aufgaben und Anmerkungen schriftlich festgehalten und so jederzeit einsehbar sind, so dass im oft sehr hektisch Praxisalltag keine wichtigen Informationen unter gehen.

Adressdatenbank

Alle Lieferanten, Depots, Geschäftspartner werden in einer zentralen Adressdatenbank, die mit Terminvorlagen und automatischer Terminerinnerung ausgestattet ist und über eine komfortable Suchfunktion verfügt, verwaltet. Auch können Sie Ihre Lieferanten hier bewerten.

unter Vieles mehr, wie zum Beispiel:

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